В этой статье вы узнаете про методы планирования задач и работы, узнаете как правильно составить эффективный режим дня. Вы научитесь планировать, составлять списки дел на каждый день, расставлять приоритеты, а также научитесь соблюдению правильного режима дня.

Все эти навыки тайм-менеджмента, помогут вам повысить личную эффективность и результативность в разы.

Дело в том, что день современного человека заполнен огромным количеством дел и задач, на которые постоянно не хватает времени. Наше внимание рассеивается, и самые важные ресурсы (время и энергия) расходуются впустую.

Чтобы оставаться эффективным в течении дня, необходимо иметь четкий план, состоящий из списка дел и задач на день, которые вы планируете выполнить.

Как расставить приоритеты — Методы планирования задач

Для начала, необходимо научиться расставлять приоритеты действиям, задачам и делам. Разберем самые эффективные методы:

Метод Эйзенхауэра

Это метод планирования задач и действий, который подробно описан в книге Стивена Кови — 7 навыков высокоэффективных людей»

Суть этого метода простая. Необходимо разделить список дел на 4 категории по матрице времени:

Планирование задач - Таблица

Дальнейшая задача, как можно больше фокусироваться на квадранте 1 и 2 (Важные — срочные, и Важные — не срочные). А также меньше тратить времени на квадранты 3 и 4.

Расставлять приоритеты задачам, это неотъемлемая часть тайм-менеджмента.

Принцип Паретто — Как составить эффективный режим дня

Методы планирования задач 80/20

Принцип 80/20 или «Закон Паретто» — Это принцип, который гласит, что 20% усилий дает 80% результата, а остальные 80% усилий дают лишь 20% результата. Это означает, что есть малая часть действий, которая несет основную пользу.

Этот принцип распространяется практически на все сферы жизни и разные виды деятельности.

Например, в любом магазине примерно 20% продуктов приносят 80% прибыли, в то время как остальные 80% продуктов приносят всего лишь 20% прибыли.

Или в какой-то компании, 20% сотрудников делают 80% результата…
Цифры варьируются от ситуации к ситуации. Может быть 30/70 или 10/90. Но в среднем это 80/20.

Про принцип 80/20 есть целая книга «Ричард Кох – Принцип 80/20». Если хотите узнать как расставить приоритеты задачам, то советую подробнее изучить эту книгу.

Сейчас нас интересует, только методы планирования задач и действий. По этому мы применяем этот принцип именно для составления плана действий или для выбора целей.

То есть, одни действия приносят высокий результат, в то время как другие приносят низкий результат или бесполезны вовсе.

Чтобы быть максимально эффективным, нужно определить эти «золотые» 20% действий, задач и дел, которые самые эффективные.

Выпишите список всех дел, задач и действий, которые вы выполняете на работе. Оставьте 20% тех дел, которые приносят наибольшую эффективность и результативность.

Отныне старайтесь фокусироваться только на этих действиях. Остальные вычеркните или делегируйте.

ABC планирование — Как расставить приоритеты задач

АБЦ планирование

Этот метод еще проще, чем предыдущий. Все что вам нужно, это выписать список всех действий и задач, и напротив каждого действия поставить букву приоритета.

А – Самое важное
В – Важное, нужное
С – Неважное и ненужное

Задача фокусироваться как можно больше на А и В. Избавляться от С или делегировать по возможности.

Возможно вам будет интересна статья — правильная постановка и достижение целей

Списки дел — Как составить эффективный режим дня

Вы уже научились расставлять приоритеты задачам и действиям. Также научились выбирать те действия и задачи, которые несут наибольшую пользу. У вас уже есть большой список дел, расставленный по приоритетам. Теперь вы узнаете, как составить список дел на каждый день так, чтобы соблюдать правильный режим дня.

Составление списка дел на день — это основа тайм-менеджмента.

Список дел на день — Это список задач и действий, которые вам необходимо выполнить.

Методов ведения списков дел существует много.

Хронологический – это когда вы расписываете ваши действия по времени.
Например:
6:00 – подъем
6:15 – Зарядка
6:30 – Завтрак

Я считаю этот метод менее эффективен чем другие, т.к. это нарушает некоторые принципы свободы. Также в случае форс мажора могут возникнуть трудности, ведь нарушается вся хронология.

Хотя, кому-то этот метод может подойти.

Список задач. У вас есть список задач, которые вам необходимо выполнить в течении дня. Задачи не относятся к определенному времени или приоритетам.

Список задач по приоритетам. Это тот самый метод приоритетов АВС, или 4 квадранта по Стивену Кови.

Фокус дня. Это мой любимый метод, я считаю его самым эффективным. Этот метод разберем подробнее ниже.

Фокус дня — Методы планирования задач

Фокус дня

Фокус дня — Это конкретная задача, действие или дело, которое по вашему мнению принесет наибольшую пользу в достижении ваших целей.

Если проанализировать поведение успешных людей, можно смело выделить одну из их особенностей:

Они умеют держать фокус на важных делах

Возьмем базовые ресурсы человека — Время и энергию. Можно сказать, что в среднем у каждого человека в сутках 24 часа, 8 из которых уходит на сон. И остается 16 часов бодрствования, которые разлетаются на разные действия: Работа, Отдых, развлечения, быт, дорога, отношения, общение, соц сети, сериалы и т.д.

Возникает вопрос. В какой сфере мы развиваемся?

В той, куда направляем свои ресурсы – Время и Энергию. Т.е. Наше внимание!

Если мы направляем свое внимание на сериалы, мы развиваемся в сериалах. На отношения, то в отношениях. Если на социальные сети, то в социальных сетях.

Хотите прокачать сферу финансов, направляйте свое время и энергию в эту сферу. Изучайте, узнавайте, прокачивайте финансовую грамотность…

Также читайте статью — Как распоряжаться деньгами. 5 правил финансовой грамотности

Как ставить фокус на день — основы тайм-менеджмента

Если цель изучить английский язык, фокус дня может быть таким — Изучить форму глагола будущего времени.
Или — Выучить 20 существительных…

Конкретная, измеримая и выполнимая задача

Не «Читать книгу», а «Прочитать 2 главы какой-то конкретной книги».
«Провести время с семьей» — «Ужин в ресторане с семьей»
Не «Позаниматься спортом», а «Выполнить 30 минут пробежки»

Это не должны быть рутинные, ежедневные дела, которые вы и так выполняете. Это то, что важно и ведет к вашим целям.

Как составить список дел на каждый день — Методы планирования задач

Списки дел

Вы уже умеете ставить приоритеты задачам и действиям. Умеете ставить фокус на день. Теперь необходимо научиться организовывать все это в доступном виде. Это нужно, чтобы у вас было грамотное соблюдение правильного режима дня.

Методы планирования задач

Для начала выберите метод, где вы будете вести список дел. Это может быть блокнот, таблица excel или приложение на ПК и телефон.

Я пользуюсь приложениями Focus To-Do и Microsoft To-Do. У каждой программы есть синхронизация, к тому же они бесплатны и очень удобны в использовании.

Создаем категории, списки дел. Тайм-менеджмент

Чтобы соблюдать эффективный режим и составить грамотный список дел на каждый день, вам нужно создать несколько категорий:

Входящие — Это любые мысли, задачи, цели и т.д, которые приходят вам в голову. Далее в определенное время, вы разбираете эту папку, и раскидываете каждый пункт по остальным категориям.

Сегодня — Все действия и задачи, которые вы планируете выполнить в этот день.

Фокус дня — Это главная задача на день. Подробнее описано выше.

Следующие действия — Список действий, которые стоят на очереди. С этой категории вы выбираете дела на день.

Проекты — Список проектов. Проект — Это любая задача, которая требует больше 2х действий. Например: Выучить английский, сменить режим сна, пройти курс по финансам, прочитать книгу Стивена Кови, сделать сайт…

Технические дела — Это список технических дел. Уборка, покупки, помыть машину, забрать вещи из химчистки… Для выполнения дел из этой категории, у вас должен быть отдельный день в календаре.

Когда-нибудь — В этот список попадают действия низкой важности сегодня, но с потенциальной будущей важностью.

Эффективный режим дня — добавляем продуктивности

Также, если хотите немного усложнить, но увеличить эффективность и продуктивность своего дня, можно добавить приоритеты.

Действия А — Важные действия, которые вы хотите выполнить в первую очередь.

Действия В — Менее важные.

Проекты А — Важный проекты, над которыми работаете сейчас, или хотите проработать в первую очередь.

Проекты В — Проекты меньшей важности.

Методы планирования задач, соблюдение правильного режима дня и приоритизация — это все важные навыки тайм-менеджмента. Которые просто необходимо освоить, чтобы повысить свою личную и профессиональную эффективность.

Полезная статья — 8 методов повышения эффективности работы. Принципы тайм-менеджмента

Читайте также — 15 навыков, которые должен освоить каждый человек